รู้จัก OCR จากเทคโนโลยีเพื่อธุรกิจสู่โซลูชันโลจิสติกส์ที่ตอบโจทย์

ในยุค Digital Disruption แบบนี้ ใครมีวิธีเก็บและจัดการข้อมูลมหาศาลได้ดีกว่าย่อมได้เปรียบ แน่นอนว่าทุกองค์กรคงไม่มีใครสามารถจัดเก็บเอกสารจำนวนมากในรูปแบบของกระดาษทั้งหมดได้อีกต่อไป เพราะเมื่อมีข้อมูลเพิ่มขึ้น เอกสารก็เพิ่มขึ้น ไหนจะเรื่องการนำข้อมูลจากเอกสารเหล่านั้นไปใช้งานต่อ ซึ่งอาจมีความเสี่ยงกับการสูญหายหรือข้อมูลรั่วไหล   

เพื่อให้ตอบโจทย์ในยุคที่ธุรกิจมีการแข่งขันสูง และช่วยให้การทำงานมีความสะดวก เพราะมีการจัดเก็บข้อมูลที่ง่ายดายและใช้เวลาน้อยลง รวมถึงยังมั่นใจได้อีกว่ามีประสิทธิภาพและความแม่นยำเต็มร้อย ปัจจุบันจึงมีหลายองค์กรเริ่มนำเทคโนโลยี OCR มาช่วยในการแปลงข้อมูลต่าง ๆ ให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลเพื่อให้ง่ายต่อการจัดเก็บและการนำไปประมวลผล แล้วเทคโนโลยีที่ว่านี้มีที่มาที่ไปอย่างไร? เป็นประโยชน์ต่อการทำธุรกิจได้จริงหรือไม่? นำมาประยุกต์ใช้ในแวดวงโลจิสติกส์ได้มากน้อยแค่ไหน SCG logistics มีคำตอบ

จัดการเอกสารและงานโลจิสติกส์ได้ถูกต้องและแม่นยำขึ้นด้วยเทคโนโลยี OCR - SCG Logistics

รู้จักเทคโนโลยี OCR : ตัวช่วยเปลี่ยนข้อความบนภาพเป็นไฟล์ดิจิทัล

เชื่อว่าคนทำธุรกิจทุกคนต้องผ่านยุคที่ได้รับข้อมูลบนกระดาษแล้วต้องคีย์ข้อมูลเหล่านั้นเพื่อนำเข้าระบบกันมาแล้ว ซึ่งวิธีการดั้งเดิมเหล่านี้ เมื่อเวลาผ่านไปสู่ยุคที่มีข้อมูลในปริมาณมากอาจจะไม่ตอบโจทย์สักเท่าไหร่ เพราะนอกจากจะทำงานไม่ทันแล้วยังเสี่ยงต่อการบันทึกข้อมูลผิดพลาดด้วย นั่นจึงเป็นที่มาของการคิดค้นเทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition) ซึ่งเริ่มมีการนำมาใช้กันอย่างแพร่หลายแล้วนั่นเอง

เทคโนโลยี OCR คือการอ่านข้อความตัวอักษรในเอกสาร แล้วแปลงให้เป็นไฟล์ดิจิทัลเพื่อให้เราเก็บข้อมูลเหล่านั้นลงในไฟล์แล้วนำไปใช้งานต่อได้ ไม่ว่าจะเป็นการวิเคราะห์ ประมวลผล ทำกราฟสรุป อัปเดตสถานะ หรืออื่น ๆ อีกมากมาย โดยที่คุณไม่จำเป็นต้องเสียเวลาพิมพ์ข้อความเหล่านั้นใหม่ทั้งหมด หากอธิบายให้เห็นภาพก็คล้ายกับการสแกนเอกสารแล้วคัดเอาเฉพาะข้อมูลส่วนที่เป็นตัวอักษร ซึ่งระบบจะมีการ Detect เพื่อนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้งานนั่นเอง โดยหลักการทำงานของ OCR คือการทำ Pattern Recognition (จำแนกตัวอักษรตามแพทเทิร์นในระบบ) หรือ Feature Detection (ตรวจจับลายเส้นของตัวอักษร) จากข้อความ ชุดตัวอักษร ตัวเลข หรือแม้แต่ลายมือเขียนบนกระดาษหรือวัตถุต่าง ๆ แล้วเปลี่ยนเป็นตัวอักษรหรือไฟล์ Word, Excel ที่คุณสามารถนำไปทำงานต่อได้บนคอมพิวเตอร์

รู้จักเทคโนโลยี OCR คืออะไร ประยุกต์ใช้กับการทำงานในธุรกิจต่าง ๆ ได้อย่างไร - SCG Logistics

ประโยชน์ของ OCR ในการทำธุรกิจคืออะไร?

เก็บข้อมูลง่ายกว่า ใช้เวลาไม่นาน

บางครั้งคุณอาจต้องเก็บข้อมูลจากเอกสารเป็นสิบเป็นร้อยหน้า หรือพิมพ์เลขรหัสยาว ๆ อย่างเลขประจำตัวประชาชน ซึ่งการใช้ระบบ Manual ในการจัดเก็บอาจยังไม่ตอบโจทย์ ก็สามารถใช้ตัวช่วยอย่างเทคโนโลยี OCR เข้ามาอ่านและตรวจสอบข้อความเหล่านั้นได้ เพียงแค่สแกนก็สามารถดึงข้อมูลเข้าระบบได้เลยโดยใช้เวลาไม่นาน ช่วยลดภาระการทำงาน ลดอัตราการจ้างพนักงาน และลดข้อผิดพลาดจาก Human Error ได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

ค้นหาข้อมูลได้รวดเร็วด้วยคีย์เวิร์ด

นอกจากเทคโนโลยี OCR จะโดดเด่นในเรื่องการจัดเก็บข้อมูลแล้วยังสามารถจัดการกับข้อมูลที่เก็บมาได้ง่ายกว่า เช่น หากคุณต้องการหาข้อมูลจากเอกสารเป็นร้อยเป็นพันชุดก็สามารถเสิร์ชได้โดยใช้คีย์เวิร์ดที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้น ๆ ระบบก็จะทำการดึงข้อมูลเหล่านั้นขึ้นมาให้ คล้ายกับการเสิร์ชหาคำที่ต้องการในเอกสารนั่นเอง ซึ่งสิ่งนี้จะช่วยเพิ่มข้อได้เปรียบให้กับธุรกิจของคุณ ไม่ต้องเสียเวลาไปกับขั้นตอนที่ไม่จำเป็น ทั้งยังมีเวลาและแรงงานเหลือไปทำหน้าที่อื่น ๆ ที่สำคัญกว่า

ประหยัดงบประมาณ

จากเดิมที่คุณต้องจ้างพนักงานให้สอดคล้องกับปริมาณข้อมูล ต้องลงทุนกับตู้หรือห้องสำหรับจัดเก็บเอกสาร เมื่อใช้เทคโนโลยี OCR แล้วคุณจะสามารถลดเวลาและงบประมาณเหล่านี้ลงได้ ทั้งยังไม่ต้องจ่ายค่าบำรุงรักษาเครื่องถ่ายเอกสารหรืออุปกรณ์สำนักงาน แต่ได้ประสิทธิภาพที่ดีขึ้นแทน และยังช่วยลดการใช้ทรัพยากรได้ด้วย

ธุรกิจใดที่เหมาะกับการใช้งานเทคโนโลยี OCR?

จากประโยชน์ที่เราได้แชร์กันไป ทำให้หลายธุรกิจสามารถนำเทคโนโลยี OCR มาปรับใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เช่นเดียวกับธุรกิจทั้ง 4 ประเภทเหล่านี้ ที่มีทั้งรูปแบบและปริมาณงานที่เหมาะกับการใช้ OCR เป็นอย่างมาก

ธุรกิจการเงินและธนาคาร

งานด้านนี้จำเป็นต้องใช้เอกสาร สัญญา และเกี่ยวข้องกับตัวเลขเป็นจำนวนมาก อีกทั้งการป้อนข้อมูลผิดเพียงนิดเดียวอาจสร้างความเสียหายได้ จึงมีการนำเทคโนโลยี OCR มาใช้ในหลาย ๆ ขั้นตอน เช่น แผนกการเงินใช้ OCR ช่วยจัดการกับใบเสร็จและเอกสารจำนวนมากเพื่อป้องกันการปลอมแปลงหรือการทำบัญชีผิดพลาด ธุรกิจธนาคารใช้จัดทำและจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับบัญชีของลูกค้า ใช้ในเครื่อง ATM เพื่อประโยชน์ในการอ่านตัวเลขและตัวอักษรบนบัตร หรือแม้แต่นำมาประยุกต์ใช้บน Mobile Banking Application เพื่ออำนวยความสะดวกในการกรอกข้อมูลบัตรประชาชนและบัตรเครดิต

การแพทย์และสุขภาพ

ธุรกิจโรงพยาบาลมีข้อมูลและเอกสารจำนวนมากที่ต้องจัดการ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลส่วนตัวและประวัติการรักษาของคนไข้ หรือเอกสารเกี่ยวกับการเบิกประกัน ซึ่งนอกจากจะมีปริมาณมากและเสี่ยงต่อความผิดพลาดแล้ว เรื่องการเก็บรักษาข้อมูลผู้ป่วยให้เป็นความลับก็มีความสำคัญ เทคโนโลยี OCR จะช่วยในการค้นหาข้อมูลการรักษาที่ต้องการออกมาในเวลาอันรวดเร็ว และจัดเก็บข้อมูลที่อ่านได้ผ่านทางระบบคลาวด์ที่มีการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่มั่นใจได้ว่าไม่รั่วไหล

งานด้านกฎหมาย

เอกสารเกี่ยวกับคดีต่าง ๆ มีจำนวนมากและหลายครั้งเป็นเอกสารแบบ hardcopy ซึ่งทนายความและนักกฎหมายต้องใช้เวลานานในการอ่านและค้นหาจากแฟ้มกองโต แต่การนำเทคโนโลยี OCR ที่สะดวกและปลอดภัยมา “digitize” เอกสารเหล่านั้นเพื่อเก็บไว้ในระบบ จะช่วยให้สามารถค้นหาข้อมูลของคดีต่าง ๆ ได้ง่ายขึ้น โดยผ่านการเสิร์ชคำที่ต้องการ ทั้งยังเป็นประโยชน์ต่อคดีอื่น ๆ ในอนาคตหากต้องการอ้างอิงถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องอีกด้วย

ธุรกิจอื่น ๆ ที่ต้องข้องเกี่ยวกับเอกสารจำนวนมาก

นอกจาก 3 ธุรกิจข้างต้นแล้ว ธุรกิจอื่น ๆ ที่ต้องรับมือกับเอกสารหรือสัญญาจำนวนมากสามารถใช้เทคโนโลยี OCR มาอำนวยความสะดวกได้เช่นกัน เช่น ธุรกิจประกันซึ่งมีรายละเอียดของแต่ละกรมธรรม์มากมายและจะผิดพลาดไม่ได้ หรือแม้แต่บริษัทด้านโฆษณา การตลาด ธุรกิจค้าปลีก ธุรกิจท่องเที่ยว ล้วนสามารถใช้เทคโนโลยีนี้มาแปลงตัวอักษรในรูปภาพให้กลายเป็นไฟล์ดิจิทัลเพื่อความสะดวกในการทำงานได้เช่นกัน

การนำ OCR มาประยุกต์ใช้ในกิจกรรมทางโลจิสติกส์

เทคโนโลยี OCR ไม่ได้มีประโยชน์แค่กับงานเอกสารในธุรกิจข้างต้นเพียงเท่านั้น แต่ในปัจจุบันยังนำมาใช้กับขั้นตอนต่าง ๆ ของการขนส่งเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพได้เช่นเดียวกัน เช่น นำมาใช้อ่านตัวอักษรและตัวเลขป้ายทะเบียนของรถขนส่งสินค้าหรือตู้คอนเทนเนอร์เพื่อบันทึกสถานะการผ่านเข้า – ออก โดยทำงานร่วมกับ Software Automation ตัวอื่น ๆ อย่างเช่น RPA (Robotic Process Automation) หรือ API (Application Programming Interface) ให้โปรแกรมประยุกต์ส่งข้อมูลเข้าระบบเพื่อให้ระบบสั่งการในขั้นตอนถัดไปโดยอัตโนมัติ จึงรวดเร็วและถูกต้องแม่นยำกว่า 

สำหรับผู้ประกอบการที่สนใจเปลี่ยนระบบและการจัดการเอกสารแบบ Manual มาเป็น Automation เพื่อจัดการกับข้อมูลจำนวนมาก ทาง SCG Logistics มีบริการ Solution ที่ใช้เทคโนโลยี OCR ร่วมกับ Software Automation รวมถึง Workflow ซึ่งนอกจากจะนำมาใช้ในขั้นตอนต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการขนส่งแล้ว คุณยังสามารถนำไปปรับใช้กับธุรกิจประเภทต่าง ๆ ได้เช่นเดียวกัน หากสนใจบริการหรือต้องการทราบรายละเอียดเพิ่มเติมสามารถติดต่อเราได้ที่นี่

อ้างอิงรูปภาพ และ บทความจาก : SCG Logisics, paperlessproductivity.com, shipamax.com, aigencorp.com, shuftipro.com, itechdata.ai

Share this post